Welche Tools nutzt Ihr Unternehmen? Und sind sie DSGVO-konform?

Google Analytics, Mailchimp, Calendly, Zoom: Tools, die fast jeder nutzt. Viele Unternehmen nutzen digitale Tools, ohne deren Datenschutzkonformität vollständig geprüft zu haben. Häufig verarbeiten diese Tools Daten auf US-Servern. Seit dem Schrems-II-Urteil ist das ein echtes Risiko, nicht nur theoretisch, sondern mit realen Bußgeldern.

Das Problem: Daten auf US-Servern

Wenn ein Besucher Ihre Website öffnet und dabei Google Fonts von Google-Servern geladen werden, fließen personenbezogene Daten in die USA. Das gleiche passiert bei Google Analytics, bei eingebetteten YouTube-Videos, bei Calendly-Buchungsformularen. Für jedes einzelne dieser Tools brauchen Sie entweder eine datenschutzkonforme Alternative oder eine rechtssichere Einwilligung des Besuchers. In der Praxis hat das fast niemand sauber gelöst.

Welche Tools sind betroffen?

Die häufigsten Problemfälle bei kleinen Unternehmen:

Google Analytics: sendet Besucherdaten an Google. Alternative: Plausible oder Fathom (EU-Server).

Google Fonts über externe Server: überträgt IP-Adressen. Alternative: Fonts lokal einbinden (Self-Hosting).

Mailchimp: US-Unternehmen ohne vollständiges EU-Hosting. Alternative: Brevo oder CleverReach (EU).

Calendly: Daten auf US-Servern. Alternative: Cal.com (self-hosted) oder Meetergo.

Zoom: kritisch für vertrauliche Gespräche. Alternative: Jitsi (self-hosted) oder whereby.com (EU).

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Seit 2022 gab es in Deutschland und Österreich mehrere Bußgelder und Abmahnungen wegen DSGVO-Verstößen durch US-Tools. Die Beträge lagen zwischen 100 Euro und mehreren tausend Euro, nicht existenzbedrohend, aber ärgerlich und vermeidbar. Dazu kommt: Ein Abmahnverein oder Konkurrent kann Sie darauf aufmerksam machen. Und dann müssen Sie nicht nur zahlen, sondern auch schnell umstellen.

So finden Sie heraus, wo Sie stehen

Meyso betreibt mit ToolRadar eine Plattform, auf der über 280 digitale Tools auf DSGVO-Konformität geprüft und bewertet sind. Der einfachste erste Schritt: Machen Sie eine Liste aller Tools, die Sie im Unternehmen nutzen, vom E-Mail-Marketing bis zur Terminbuchung. Dann prüfen Sie für jedes Tool: Wo stehen die Server? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Gibt es eine EU-Alternative? Auf ToolRadar können Sie jedes Tool nachschlagen und sehen sofort den DSGVO-Status und mögliche Alternativen.

Was Meyso damit zu tun hat

Jede Website die Meyso baut, ist von Anfang an DSGVO-konform: Fonts sind self-hosted, Analytics läuft datenschutzfreundlich, Hosting in Europa. Aber die Website ist nur ein Teil Ihres digitalen Stacks. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr gesamtes Unternehmen aufgestellt ist, hilft Meyso Ihnen dabei, Ihren Tool-Stack zu analysieren und wo nötig auf konforme Alternativen umzustellen.

Unsicher, ob Ihre Tools DSGVO-konform sind? Meyso hilft Ihnen, Klarheit zu schaffen. → Unverbindlich anfragen